Ответы к экзамену по Делопроизводству

Значимость информации в делопроизводстве, основные требования, предъявляемые к информации

Для нормального функционирования и развития предприятия необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией о конкретных областях деятельности, специфических для данного предприятия, и о рыночной ситуации в целом, включая сведения о потребителях, сырье, конъюнктуре рынка, конкурентах, новых технологиях и т.д.

Под информацией обычно понимают совокупность сведений, показателей, данных, необходимых для описания того или иного явления, объекта или процесса. Исключительно важная роль информации в управлении объясняется тем, что управленческий процесс сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки очередного управленческого решения, которое представляет собой новую информацию управляющего органа, предназначенную как для внутреннего использования (сотрудниками предприятия), так и для внешнего потребления (партнерами по бизнесу, контролирующими гос. органами и т.д.).

Можно выделить управленческую информацию, научно-техническую, медицинскую, дипломатическую, военную и др. Информация любого вида должна отвечать общим требованиям оперативности, достоверности, полноты, своевременности, доступности, однозначности толкований и т.д.

Зафиксированная на бумаге или другом носителе информация становится документом, а сам процесс фиксирования информации, т.е. создания документов, называют документированием управленческой деятельности. Таким образом, информация может быть:

1. бездокументной (например, телефонные переговоры)

2. документированной (например, присланное по почте служебное письмо).

О важнейшем значении инфомации в жизни общества и об особой роли ее документированной части свидетельствует принятие государственной думой 25.01.1995 г. «Федерального закона от 20.02.1995 г. №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации». Текст см в книжке стр. 12

 

Вы здесь: Home Делопроизводство Ответы к экзамену по Делопроизводству